Czy Wirtualne Biuro jest bezpieczne?

Aspekt faktyczny.

Podejmując decyzję o skorzystaniu z usług Wirtualnego Biura należy wziąć pod uwagę ryzyko jakie wiąże się z zawarciem umowy z niewłaściwym usługodawcą. Przy dokonywaniu wyboru należy mieć na względzie przede wszystkim pewność długookresowego świadczenia pod danym adresem usługi Wirtualnego Biura. Zmiana adresu firmy jest rzeczą trudną i czasochłonną. Pociąga za sobą również określone koszty związane ze zmianą adresu w rejestrach (zmiana w KRS to 350,00 złotych), zmiany dany w urzędach GUS, ZUS, zmiany adresów u kontrahentów, w materiałach reklamowych, na stronach www. Ryzyko to szczególnie występuje w przypadku zawierania umowy z podmiotem, który świadczy usługę w lokalu nie stanowiącym jego własności. W takiej sytuacji stabilność świadczenia usług oparta jest na dobrej woli właściciela lokalu i ekonomicznej sytuacji usługodawcy.

Drugim aspektem faktycznego bezpieczeństwa korzystania z usług Wirtualnego Biura jest profesjonalizm jego pracowników i tym samym pewność, iż usługa będzie świadczona prawidłowo, ze szczególnym uwzględnieniem obsługi korespondencji kierowanej do klienta. Wszelkie opóźnienia w doręczeniu do klienta korespondencji która wpłynęła do Wirtualnego Biura, tym bardziej jej zagubienie, może pociągać za sobą poważne skutki prawne i finansowe dla klienta Wirtualnego Biura. Szczególnie dotyczy to korespondencji w postępowaniach sądowych i urzędowych, w których określone są ścisłe i krótkie terminy w których należy dokonać niezbędnych czynności w związku z otrzymana korespondencją. Naruszenie tych terminów na skutek niewłaściwego wykonania usługi przez Wirtualne Biuro może pociągnąć za sobą u klienta Wirtualnego Biura znaczące koszty.

Aspekt Formalno-Prawny.

Korzystanie z usług Wirtualnego Biura spotykało się często z niekorzystnym dla przedsiębiorcy odbiorem przez organy skarbowe. Podmioty rejestrujące swoje siedziby i wskazujące jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej Wirtualne Biuro spotykały się odmową nadaniu numeru NIP.

Organy skarbowe decyzje odmowne opierały na następującej argumentacji:

1) pod adresem Wirtualnego Biura nie ma faktycznej możliwości wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, bowiem lokal jest współdzielony i nie znajdują się w nim środki niezbędne do prowadzenia działalności wnioskodawcy,

2) w przypadku spółek w lokalu nie są wykonywane funkcje zarządcze spółki a adres został jedynie użyczony w celu rejestracji spółki oraz odbioru korespondencji w jej imieniu,

3) adresowana do podmiotu korespondencja nie jest odbierana przez pracownika podmiotu ani jego organ zarządzający, a przez osobę pracująca na rzecz podmiotu trzeciego na podstawie udzielonego pełnomocnictwa,

4) jakoby rejestracja w Wirtualnym Biurze miała na celu wyłącznie prowadzenie działalności zmierzającej do naruszenia prawa – prania pieniędzy, wyłudzania zwrotu podatku VAT czy też handlowaniu fakturami.

Powszechną praktyką urzędników skarbowych była kontrola podmiotów rejestrujących w znanych urzędom skarbowym Wirtualnych Biurach swoją siedzibę lub działalność. Nagminne było przedłużanie procedury nadawania numeru NIP w wyniku procedury weryfikacji wirtualnego adresu.

Praktyka ta, przedłużanie procedury nadania numeru NIP czy też nawet odmowa jego nadania, spotkała się ze zdecydowaną krytyką sądów administracyjnych. Sądy te w kilku orzeczeniach podkreśliły, że urzędy skarbowe nie mają podstaw do odmowy nadawania numeru NIP podmiotom zarejestrowanym w Wirtualnych Biurach. Tym samym należy uznać, iż dotychczasowa sprzeczna z prawem praktyka urzędników skarbowych utrudniania korzystania z Wirtualnych Biur przez podatników, została ukrócona

15 stycznia 2014 roku Rzecznik Praw Obywatelskich profesor Iwona Lipowicz skierowała do Ministra Finansów wystąpienie w sprawie utrudniania przez organy skarbowe korzystania przez podatników z usług Wirtualnych Biur. Z tekstem wystąpienia PRO zapoznać się można tu: Wystąpienie RPO w sprawie Wirtualnych Biur.

W sprawie funkcjonowania Wirtualnych Biur została również skierowana do Ministra Finansów interpelacja posła Wojciecha Szaramy. Z tekstem odpowiedzi Ministra można zapoznać się tutaj.