Panel Klienta Szanowni Państwo,
25 maja 2018 roku jest dniem rozpoczęcia stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej w treści niniejszego pisma Rozporządzenie lub RODO).
Rozporządzenie wprowadza szereg zasadniczych zmian w ochronie danych osobowych. Do stosowania regulacji przewidzianych w tym dokumencie zobowiązane są wszelkie podmioty zarejestrowane i funkcjonujące na terenie Unii Europejskiej, z wyłączeniem nieprowadzących działalności gospodarczej osób fizycznych.
Rozporządzenie nakłada na podmioty zbierające dane osobowe obowiązki, w tym obowiązek informacyjny, tj. udzielenie przez administratora danych osobowych podmiotom danych określonych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych.
Realizując ten obowiązek, przekazuję Państwu poniższe informacje.
Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest:
Twoje Biuro Spółka z ograniczoną odpowiedzialności spółka komandytowa
adres: 02-672 Warszawa, ul. Domaniewska 17/19 lok. 133.
Numer KRS: 0000806574: NIP: 5213878019; REGON: 384491865
(dalej w treści niniejszego pisma Administrator lub My).
Dane kontaktowe do kontaktów sprawach dotyczących danych osobowych:
e-mail: ado@twojebiuro.waw.pl
telefon stacjonarny: 22-843-96-87 (czynny od poniedziałku do piątku w godzinach od 9 do 17)
Sposób pozyskania Państwa danych osobowych
Przetwarzane dane osobowe uzyskaliśmy w wyniku zlecenia nam świadczenia na Państwa rzecz usług. Przy przekazywaniu zlecenia otrzymaliśmy od Państwa część lub wszystkie z wymienionych niżej danych osobowych:
• w przypadku umowy zawartej pomiędzy nami a osobą fizyczną, w tym osobą prowadzącą działalność gospodarczą indywidualnie czy też w formie spółki cywilnej:
• imiona i nazwiska,
• imiona rodziców,
• adresy: zameldowania, zamieszkania lub korespondencyjne,
• numery PESEL, NIP, REGON i dokumentu tożsamości,
• dane kontaktowe: numery telefonów, adresy e-mail.
• w przypadku umowy zawartej pomiędzy nami a osobami prawnymi (spółkami, fundacjami, stowarzyszeniami) dane osobowe osób wchodzących w skład organów podmiotów: członków zarządu, rad nadzorczych, wspólników i udziałowców, prokurentów oraz pełnomocników, obejmujące całość lub część z wymienionych niżej danych tych osób:
• imiona i nazwiska,
• imiona rodziców,
• adresy: zameldowania, zamieszkania lub korespondencyjne,
• numery PESEL, NIP, REGON i dokumentu tożsamości,
• dane kontaktowe: numery telefonów, adresy e-mail.
Cel i podstawa prawna
przetwarzania zgromadzonych danych osobowych
Zgromadzone przez nas dane osobowe niezbędne są do prawidłowego realizowania spoczywających na nas obowiązków wynikających z zawartej z Państwem umowy, w tym przede wszystkim:
• realizowania spoczywających na nas obowiązków przewidzianych w zleconych nam przez Państwa usługach,
• prawidłowego wywiązywania się przez nas z obowiązków nakładanych przepisami prawa tj.: przetwarzanie danych osobowych do celów podatkowych i rachunkowych.
Dane osobowe przetwarzane są przez nas również w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, którymi między innymi są:
• windykacja należności; prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
• przechowywanie danych dla celów archiwalnych oraz zapewnienia rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym RODO),
• zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych przez nas usług,
• spełnienie nałożonych na nas przepisami prawa obowiązków.
Wskazane wyżej cele upoważniają nas do gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. Jeśli nie udostępnią Państwo danych wymaganych umową lub innym dokumentem stosowanym przez nas zgodnie z naszymi procedurami lub przepisami prawa, nie będziemy mogli zawrzeć z Państwem umowy lub nie wykonamy określonej czynności.
Państwa uprawnienia wobec przetwarzania przez nas
Państwa danych osobowych
Zapewniamy, iż respektujemy wszystkie Państwa uprawnienia wynikające z obowiązujących przepisów prawa w zakresie ochrony Państwa danych osobowych, w tym RODO. Uprawnienia te obejmują przede wszystkim:
• prawo do dostępu, żądania sprostowania oraz usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania czy też przeniesienia,
• prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.
Uprawnienia mogą być wykorzystane, gdy:
• dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
• dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały przez nas zebrane,
• dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem.
Informujemy, iż między innymi w celu tzw. Rozliczalności oraz w przypadkach w których przepisy prawa nakładają na nas obowiązek przechowywania Państwa danych (na przykład przepisy ustawy o rachunkowości, czy też ustaw podatkowych, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu) lub udzielają nam prawa do odmowy, nie będziemy mogli zrealizować żądań dotyczących całkowitego usunięcia Państwa danych osobowych.
Czas przetwarzania Państwa danych osobowych
Okres przetwarzania danych zależy od celu, w jakim zostały przez nas zebrane i są przetwarzane, w tym przede wszystkim od przepisów prawa.
Dane przetwarzamy:
• przez czas obowiązywania łączącej nas umowy, a po jej rozwiązaniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy oraz terminów przetwarzania danych osobowych wynikających z przepisów prawa (np. prawa podatkowego);
• przez czas niezbędny do przygotowania do wykonania czynności (np. zawarcia umowy), a jeśli czynność ta dochodzi do skutku – przez czas niezbędny do jej wykonania. Jeśli czynność nie doszła do skutku, przetwarzamy dane nie dłużej niż wynika to z przepisów prawa. Jeżeli przepisy nie wymagają dalszego przetwarzania danych, dane usuwane są przez nas bez zbędnej zwłoki.
• po wygaśnięciu umowy dane osobowe przekazane nam przy zawarciu i realizacji umowy przechowywane są w formie dokumentu papierowego (zarchiwizowana umowa i dokumenty do niej dołączone) przez okres 10 lat, chyba że przepisy prawa przewidują inny okres lub formę ich przechowywania (np. przepisy prawa podatkowego). Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich – bez względu na sposób jego zakończenia, chyba, że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa którego dotyczy postępowanie.
Komu możemy przekazać Państwa dane?
Nie udostępniamy Państwa danych osobowych podmiotom trzecim, z wyjątkiem:
• powierzenia przetwarzania Państwa danych podmiotom, z których usług korzystamy przy realizacji wynikających z wiążącej nas z Państwem umowy. Dotyczy to przede wszystkim:
• dostawcy programu księgowego,
• dostawcy programu do obsługi tzw. „Biura Wirtualnego”,
• dostawcy usług elektronicznych w postaci serwera poczty elektronicznej,
• dostawców usług pocztowych i kurierskich w zakresie udostępniania Państwa danych adresowych przy nadawaniu przesyłek.
• naszym podwykonawcom w zakresie zleconych im usług.
• przypadków nałożonego na nas obowiązku wynikającego z obowiązujących przepisów prawa, udostępnienia Państwa danych uprawnionym organom, na przykład:
• organom administracji celno-skarbowej,
• organom wymiaru sprawiedliwości,
• organom egzekucyjnym,
• organom ścigania.
• w przypadku realizacji przysługujących nam wobec Państwa uprawnień, przekazywać możemy Państwa dane miedzy innymi do:
• podmiotów świadczących profesjonalną pomoc prawną (np. adwokaci, radcowie prawni),
• podmiotów świadczących pomoc w odzyskiwaniu naszych należności (np. kancelarie windykacyjne),
• podmiotów świadczących, na podstawie obowiązujących przepisów prawa, usługi w zakresie udostępniania i wymiany informacji gospodarczych (np. rejestry dłużników i zobowiązań).
Informacje dodatkowe
➢ Przetwarzając dane osobowe nie przekazujemy danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
➢ Nie przetwarzamy danych w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).
➢ Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest w zakresie danych osobowych Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
➢ Prawa, które przewiduje Rozporządzenie, w szczególności prawo do uzyskania kopii danych, prawo do przeniesienia danych, prawo do usunięcia danych, do ograniczenia danych, może być realizowane od 25 maja 2018 roku, czyli od rozpoczęcia stosowania Rozporządzenia – na zasadach określonych Rozporządzeniem oraz zgodnych z innymi przepisami prawa.
➢ Ta informacja realizuje obowiązek prawny. Nie wymaga ona od Państwa żadnego działania.